Dokumentacja medyczna i dane naukowe

ZASADY  UDOSTĘPNIANIA DOKUMENTACJI MEDYCZNEJ DLA PACJENTÓW

ORAZ DANYCH I INFORMACJI DO CELÓW NAUKOWYCH

W KRAKOWSKIM POGOTOWIU RATUNKOWYM

1. ZASADY UDOSTĘPNIANIA DOKUMENTACJI MEDYCZNEJ W KRAKOWSKIM POGOTOWIU RATUNKOWYM

 Krakowskie Pogotowie Ratunkowe udostępnia dokumentację medyczną:

1. Pacjentowi, za okazaniem dowodu osobistego.
2. Przedstawicielowi ustawowemu pacjenta (rodzice osób nieletnich) na podstawie dowodu osobistego.
3. Innemu opiekunowi prawnemu na podstawie dowodu osobistego i dodatkowo w oparciu o wypis stosownego orzeczenia sądowego względnie innego dokumentu potwierdzającego powierzenie tej osobie prawnej opieki.
4. Osobie upoważnionej przez pacjenta na podstawie pisemnego upoważnienia pacjenta i po okazaniu dowodu osobistego.
5. Po śmierci pacjenta prawo do dokumentacji medycznej ma:

• osoba upoważniona przez pacjenta za życia,
• osoba, która w chwili zgonu pacjenta była jego przedstawicielem ustawowym,
• osoba bliska*, chyba  że udostępnieniu  sprzeciwi się  inna osoba bliska lub sprzeciwił się temu pacjent za życia.

Sprzeciw pacjenta może być przełamany w dwóch sytuacjach, tzn.:

• w celu dochodzenia odszkodowania lub zadośćuczynienia z tytułu śmierci pacjenta,
• dla ochrony życia i zdrowia osoby bliskiej,

na  podstawie zgody wyrażonej przez sąd i określającej zakres udostępnienia dokumentacji.

6. Podmiotom udzielającym świadczeń zdrowotnych, jeżeli dokumentacja ta jest niezbędna do zapewnienia ciągłości świadczeń zdrowotnych.

7. Organom władzy publicznej, w tym Rzecznikowi Praw Pacjenta, Narodowemu Funduszowi Zdrowia, organom samorządu zawodów medycznych oraz konsultantom w ochronie zdrowia, a także Rzecznikowi Praw Pacjenta Szpitala Psychiatrycznego,

w zakresie niezbędnym do wykonywania przez te podmioty ich zadań, w szczególności nadzoru i kontroli;

a) podmiotom, o których mowa w 119 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej, w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia kontroli na zlecenie ministra właściwego do spraw zdrowia,

b) upoważnionym przez podmiot, o którym mowa w 121 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej, osobom wykonującym zawód medyczny, w zakresie niezbędnym do sprawowania nadzoru nad podmiotem leczniczym niebędącym przedsiębiorcą,

c) Agencji Oceny Technologii Medycznych i Taryfikacji, w zakresie niezbędnym do wykonywania przez nią zadań określonych w 31n ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych

(Dz. U. z 2022 r. poz. 2561, z późn. zm.),

d) Agencji Badań Medycznych w zakresie określonym ustawą z dnia 21 lutego 2019 r. o Agencji Badań Medycznych

(Dz. U. z 2022 r. poz. 451 oraz z 2023 r. poz. 605).

8. Ministrowi właściwemu do spraw zdrowia, sądom, w tym sądom dyscyplinarnym, prokuraturom, lekarzom sądowym i rzecznikom odpowiedzialności zawodowej, w związku z prowadzonym postępowaniem.

9. Uprawnionym na mocy odrębnych ustaw organom i instytucjom, jeżeli badanie zostało przeprowadzone na ich wniosek.

10. Organom rentowym oraz zespołom do spraw orzekania o niepełnosprawności, w związku z prowadzonym przez nie postępowaniem.

11. Podmiotom prowadzącym rejestry usług medycznych, w zakresie niezbędnym do prowadzenia rejestrów.

12. Zakładom ubezpieczeń, za zgodą pacjenta;

a) komisjom lekarskim podległym ministrowi właściwemu do spraw wewnętrznych, wojskowym komisjom lekarskim oraz komisjom lekarskim Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego lub Agencji Wywiadu, podległym Szefom właściwych Agencji.

13. Osobom wykonującym zawód medyczny, w związku z prowadzeniem przeglądu akredytacyjnego podmiotu udzielającego świadczeń zdrowotnych na podstawie przepisów ustawy z dnia 16 czerwca 2023 r. o jakości w opiece zdrowotnej

i bezpieczeństwie pacjenta (Dz. U. poz. 1692) albo procedury uzyskiwania innych certyfikatów jakości, w zakresie niezbędnym do ich przeprowadzenia.

14. Osobom wykonującym czynności kontrolne na podstawie art. 39 ust. 1 ustawy z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji

w ochronie zdrowia, w zakresie niezbędnym do ich przeprowadzenia.

15. Członkom zespołów kontroli zakażeń szpitalnych, o których mowa w art. 14 ustawy z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi (Dz. U. z 2022 r. poz. 1657, z późn. zm.), w zakresie niezbędnym do wykonywania ich zadań.

16. Dokumentacja medyczna może być udostępniona także szkole wyższej lub instytutowi badawczemu do wykorzystania w celach naukowych, bez ujawniania nazwiska i innych danych umożliwiających identyfikację osoby, której dokumentacja dotyczy.

W przypadkach od 1 do 5 należy wypełnić „Wniosek o udostępnienie dokumentacji medycznej”.

W przypadkach od 6 do 11 pisemny wniosek składa odpowiedni organ lub instytucja.   

* Przez osobę bliską należy rozumieć małżonka, krewnego do drugiego stopnia lub powinowatego do drugiego stopnia w linii prostej, przedstawiciela ustawowego, osobę pozostającą we wspólnym pożyciu lub osobę wskazaną przez pacjenta (art.3 ust.1 pkt.2 Ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta).

Zasady udostępniania dokumentacji medycznej pacjenta

1. Udostępnienie dokumentacji medycznej następuje w trybie zapewniającym zachowanie poufności i ochrony danych osobowych.
2. Dokumentacja może być udostępniona:

• do wglądu w miejscu udzielania świadczeń zdrowotnych z wyłączeniem medycznych czynności ratunkowych albo

w siedzibie KPR, ul. św. Łazarza 14 - Dział Organizacji, Statystyki i Dokumentacji Medycznej, w tym również do baz  danych,

• poprzez sporządzenie jej kopii, wyciągów, odpisów lub wydruku,
• poprzez wydanie oryginału za pokwitowaniem odbioru i z zastrzeżeniem zwrotu po jego wykorzystaniu, na żądanie organów władzy publicznej albo sądów powszechnych, a także w przypadku gdy zwłoka w wydaniu dokumentacji mogłaby spowodować zagrożenie życia lub zdrowia pacjenta (wyłączona zostaje możliwość wydania oryginałów pacjentowi na każde żądanie)

3. W przypadku wydania oryginału dokumentacji medycznej należy:

• pozostawić kopię lub pełny odpis wydanej dokumentacji,
• przekazać dokumentację za pokwitowaniem odbioru i z zastrzeżeniem jego zwrotu po wykorzystaniu.

4. Koszty udostępnienia dokumentacji ponoszą podmioty lub organy występujące o ich udostępnienie.

5. Udostępnienie dokumentacji na wniosek podmiotu lub organu uprawnionego odbywa się na podstawie decyzji kierownika Działu Organizacji, Statystyki i Dokumentacji Medycznej.

Data ostatniej aktualizacji: 21.03.2024 r.

Administracja Krakowskiego Pogotowia Ratunkowego pracuje w godz. 7.30-14.35

WZORY DOKUMENTÓW
Wniosek o udostępnienie dokumentacji medycznej

Upoważnienie do odbioru dokumentacji medycznej

2. DANE I INFORMACJE DO CELÓW NAUKOWYCH

ZASADY UDOSTĘPNIANIA INFORMACJI W KRAKOWSKIM POGOTOWIU RATUNKOWYM DO CELÓW NAUKOWYCH

(wersja 2 z dnia 18.01.2023 r.)

1. Celem niniejszego dokumentu, zwanego dalej Zasadami jest określenie sposobu udostępniania przez Krakowskie Pogotowie Ratunkowe (KPR) informacji do celów naukowych tj.: do napisania prac dyplomowych lub naukowych, publikacji naukowych, przeprowadzenia badań ankietowych itp.

2. Udostępnieniu nie podlegają informacje niejawne w rozumieniu ustawy o ochronie informacji niejawnych, tajemnice przedsiębiorstwa, dane osobowe pacjentów lub osób zgłaszających oraz inne informacje, których udostępnienie w trybie opisanym w niniejszym dokumencie jest zabronione przepisami prawa.

Wnioskowanie o udostępnienie informacji

3. Udostępnienie informacji, o których mowa w punkcie 1 następuje na pisemny wniosek, którego wzór stanowi załącznik nr 1.

4. Wniosek może zostać przekazany do KPR w następujący sposób:

a) na adres mailowy: sekretariat@kpr.med.pl,

b) pocztą na adres: Krakowskie Pogotowie Ratunkowe, ul. św. Łazarza 14, 31-530 Kraków,

c) bezpośrednio do Sekretariatu KPR, ul. św. Łazarza 14, 31-530 Kraków.

5. Wniosek o udostępnienie informacji rozpatrywany jest przez Dział Monitorowania Jakości w terminie 30 dni od daty wpływu do KPR.

6. Jeżeli wniosek nie może być rozpatrzony w terminie wskazanym w punkcie 5, Dział Monitorowania Jakości powiadamia wnioskodawcę o powodach opóźnienia wskazując jednocześnie nowy termin realizacji.

7. Udostępnienie informacji odbywa się na podstawie decyzji, o której wnioskodawca zostanie poinformowany telefonicznie, mailowo lub pisemnie.

8. W przypadku gdy o dane na potrzeby napisania pracy dyplomowej wnioskuje student, do wniosku należy załączyć potwierdzenie przez promotora faktu pisania pracy dyplomowej uwierzytelnione pieczątką szkoły wyższej. Może ono być umieszczone również bezpośrednio na wniosku.

9. Dokumentacja medyczna może być udostępniona szkole wyższej lub instytutowi badawczemu do wykorzystania w celach naukowych, bez ujawniania danych umożliwiających identyfikację osoby, której dokumentacja dotyczy.

10. Wnioski nie zawierające wszystkich wymaganych informacji, wypełnione w sposób nieczytelny, sporządzone na niewłaściwym formularzu nie będą rozpatrywane.

11. KPR może odmówić bez podania powodu udostępnienia całości lub części wnioskowanych informacji, o czym wnioskodawca zostanie poinformowany zgodnie z punktem 7.

12. KPR może zastrzec sobie prawo do otrzymania w ustalonej formie (pisemnej lub elektronicznej) jednego egzemplarza pracy/publikacji niezwłocznie po jej upublicznieniu.

13. KPR zastrzega, że mogą zostać nałożone dodatkowe szczególne warunki i zasady udostępnienia informacji do celów naukowych.

Postanowienia końcowe

14. Wnioskodawca jest zobowiązany do wykorzystania udostępnionych informacji, danych, dokumentacji medycznej wyłącznie do celu i w zakresie wskazanym we wniosku z załącznika nr 1.

15. KPR nie ponosi odpowiedzialności za nieprawidłowe wykorzystanie udostępnionych informacji.

16. Za ewentualne szkody spowodowane działalnością, na potrzeby której udostępniono informacje, odpowiedzialność ponosi Wnioskodawca.

17. W sprawach nieuregulowanych niniejszymi Zasadami zastosowanie mają przepisy obowiązującego prawa.

ZAŁĄCZNIK NR 1 - WZORY DOKUMENTÓW

Wniosek o udostępnienie informacji do celów naukowych

3. KLAUZULA INFORMACYJNA DOTYCZĄCA KART MEDYCZNYCH CZYNNOŚCI RATUNKOWYCH SPORZĄDZANYCH W POSTACI PAPIEROWEJ W PRZYPADKU AWARII SYSTEMU SWD PRM:

1. Informujemy, że w przypadku awarii Systemu Wspomagania Dowodzenia Państwowego Ratownictwa Medycznego (dalej „SWD PRM”) w rozumieniu art. 3 pkt 15 ustawy z dnia 8 września 2006r. o Państwowym Ratownictwie Medycznym, karty medycznych czynności ratunkowych sporządzane przez zespoły ratownictwa medycznego w postaci papierowej podlegają dygitalizacji zgodnie z art.13b ust.1-3 ustawy z dnia 28 kwietnia 2011 o systemie informacji o ochronie zdrowia.

2. Dygitalizacja polega na odwzorowaniu treści wpisów dokonanych w postaci papierowej dokumentu i nadaniu mu postaci elektronicznej w SWD PRM. Dokument w postaci elektronicznej powstały w wyniku tak dokonanej digitalizacji jest równoważny oryginałowi tego dokumentu.

3. Dygitalizacja postaci papierowej karty medycznych czynności ratunkowych następuje niezwłocznie po uzyskaniu funkcjonalności systemu SWD PRM umożliwiających jej dokonanie, a najdalej do ostatniego dnia miesiąca następującego po dacie sporządzenia tego dokumentu w postaci papierowej.

4. Pacjentowi, jego przedstawicielowi ustawowemu lub osobie przez niego upoważnionej, a po śmierci pacjenta – także osobie bliskiej na zasadach określonych w ustawie z dnia 6 listopada 2008r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, przysługuje prawo odbioru postaci papierowej dokumentu przez okres minimum 1 roku od chwili przekazania wraz z kartą medycznych czynności ratunkowych informacji o digitalizacji, a najdalej do ostatniego dnia kolejnego miesiąca następującego po upływie 1 roku od chwili sporządzenia postaci papierowej tego dokumentu.

5. W związku z powyższym, po dokonaniu digitalizacji postaci papierowej karty medycznych czynności ratunkowych, w razie braku jej odbioru przez osoby wskazane w pkt.4 powyżej, Krakowskie Pogotowie Ratunkowe dokonuje jej zniszczenia w sposób uniemożliwiający identyfikację zawartych w niej danych. Wówczas odtworzenie wpisów w treści sporządzonej karty medycznych czynności ratunkowych nadal będzie możliwe m.in. poprzez generowanie wydruku dokumentu z postaci elektronicznej tego dokumentu umieszczonej w systemie SWD PRM.

Podstawa prawna:
1) rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 6 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania (tj. Dz.U. 2022.1304 z późn. zm.),
2) Ustawa z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia (tj. Dz.U.2023.2464 z późn. zm.)

Zdjęcie ilustracyjne